CODICE CONDOTTA
AREA INDUSTRIES

Prefazione

La fiducia e il rispetto reciproco tra i dipendenti e i clienti sono la base del nostro successo, che grazie a questi ideali, costruiamo e confermiamo ogni giorno.
Abbiamo redatto il nostro Codice di Condotta con la piena consapevolezza che ogni nostra azione sarà confrontata con i più alti standard di condotta etica aziendale: vogliamo credere di poter aspirare a performance e obiettivi di alto profilo ed è per questo che il nostro impegno a mantenere i più alti standard ci spinge ad assumere grandi persone, costruire grandi prodotti e attrarre grandi clienti con cui costruire un lungo percorso.
Acquisire clienti e non solo ordini, questo è uno dei principi su cui si basano le scelte di Area Industries. Il nostro lavoro è incentrato sulla soddisfazione delle esigenze dei nostri clienti, offrendo loro i migliori prodotti e servizi che possiamo realizzare.

Leggete il Codice e seguitene sia il suo spirito che il suo significato letterale, tenendo presente che ognuno di noi ha la responsabilità di fare propri i principi che lo compongono. Ognuno di noi deve incoraggiare colleghi e collaboratori a seguirne la traccia e a farla propria; e qualora credeste che uno dei vostri colleghi o che Area Industries nel suo complesso possa non essere all'altezza del nostro impegno, vi preghiamo di comunicarlo: vogliamo - e dobbiamo - saperlo.
Se avete dubbi o domande non esitate a contattare il vostro responsabile.

Chi deve seguire il nostro codice?

Tutti i nostri dipendenti e i membri del consiglio di Amministrazione devono conoscere e rispettare il Codice. In caso contrario l’azienda potrà giungere ad azioni disciplinari, compresa la sospensione e/o il licenziamento. Vogliamo altresì ricordare che aspiriamo a condividere e rendere responsabili delle nostre scelte anche tutti i nostri fornitori, consulenti, collaboratori, agenti e tutti i soggetti che collaborano con Area Industries. Il fallimento o le mancanze di un collaboratore, un consulente, un fornitore o un cliente tenuti a seguire il codice possono creare danni ingenti alla nostra azienda e di conseguenza possono arrivare a determinare la risoluzione del loro rapporto con Area Industries.
Operiamo ogni giorno entro i limiti e le possibilità dettate da questo nostro Codice etico, in tutte le scelte ed in tutte le nostre operazioni, proprio per questo ci aspettiamo che anche i nostri clienti rispettino i principi del presente Codice.

Nessuna ritorsione

Area Industries vieta ritorsioni contro qualsiasi dipendente o collaboratore di Area Industries che riporta o partecipa a un'indagine di possibile violazione del Codice. Se ritenete che vi siano state ritorsioni contattate vostro il responsabile.

CODICE
 

I. Servire i nostri clienti

I nostri clienti apprezzano Area Industries non solo perché forniamo grandi prodotti e servizi, ma perché manteniamo uno standard elevato nel modo di trattare i Clienti e nella quotidiana gestione dell’azienda.
Ecco perchè tenere a mente i seguenti principi ci aiuterà a mantenere quel livello elevato:

Integrità

La nostra reputazione come azienda è il nostro bene più prezioso, la nostra reputazione permette ai nostri clienti di conoscere e capire chi siamo e di poter scegliere se fidarsi di ognuno di noi e della nostra azienda. Spetta a tutti noi verificare costantemente che questa fiducia rimanga inalterata nel tempo, ed è a fronte di tutto ciò che ogni comunicazione ed interazione con collaboratori e clienti deve accrescere la loro fiducia in tutti noi.

Utilità

I nostri prodotti, caratteristiche e servizi dovrebbero rendere Area Industries un partner fondamentale per tutti i nostri clienti. La ricerca di soluzioni e l’interesse prioritario per loro, prima che per il nostro, è per noi il fondamento di ogni nostro rapporto. Dalle piccole aziende private, passando per le grandi imprese fino ad arrivare alle Pubbliche amministrazioni, ricerchiamo una soluzione diversa e unica per ogni nostro cliente.

Relazionarsi con il cliente

Soddisfare i nostri clienti fornendo loro prodotti e servizi di qualità ad un prezzo competitivo è un punto cardine per Area Industries.
Ma la nostra specialità è ascoltare il cliente ed interagire in modo positivo con lui. Ogni cliente è per noi importante ed ogni suo suggerimento è prezioso. Per questo ogni progetto viene ideato da Area Industries con il Cliente ed ogni Cliente viene tenuto in continuo aggiornamento sullo sviluppo del proprio progetto. Parte integrante del nostro lavoro è rispondere alle comunicazioni dei nostri clienti, sia a domande, che problemi, che complimenti.

Privacy e sicurezza

Ricordiamoci sempre che stiamo chiedendo ai Clienti di affidare a noi i loro dati anagrafici. Preservare la fiducia vuol dire rispettare e proteggere la privacy e la sicurezza di tali informazioni. Le nostre procedure di sicurezza limitano rigorosamente l'accesso e l'uso delle informazioni personali dei clienti/collaboratori e prevedono l'adozione di misure di protezione dei dati contro gli accessi non autorizzati. E' importante conoscere le proprie responsabilità nell'ambito di tali procedure, e raccogliere, utilizzare, e accedere alle informazioni personali dei clienti solo quando autorizzato, nel rispetto delle nostre norme sulla privacy e delle leggi sulla protezione dei dati.

Agire

Ogni volta che sentite i nostri clienti scontenti riferitelo a qualcuno in azienda. Ogni feedback è importante e ci permette di migliorare continuamente i nostri prodotti e servizi. E' importante che i nostri dipendenti, collaboratori e agenti sostengano i nostri clienti e prendano l'iniziativa di farsi avanti quando sono in gioco gli interessi degli stessi e della nostra azienda.

II. Rispettatevi a vicenda

Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro favorevole, dove dipendenti, collaboratori e agenti abbiano la possibilità di raggiungere il loro pieno potenziale. Ogni dipendente, collaboratore e agente deve fare del suo meglio per creare un ambiente di lavoro rispettoso, privo di molestie, intimidazioni, pregiudizi e discriminazioni di qualsiasi tipo.

Pari opportunità di impiego

In Area Industries l'occupazione si basa esclusivamente sul merito e sulle qualifiche professionali direttamente connesse alla competenza professionale individuale. E' rigorosamente vietata la discriminazione e ogni genere di molestia, comprese la discriminazione o le molestie sulla base di razza, colore, religione, origine, discendenza, stato di gravidanza, sesso, identità di genere o espressione, età, stato civile, stato mentale o disabilità fisica, condizioni di salute, orientamento sessuale o altre caratteristiche protette dalla legge. Ci impegniamo a fornire tutte le facilitazioni necessarie previste dalla legge in merito ai diritti dei disabili e all’accessibilità in genere.

Ambiente Positivo e Sicuro

Area Industries vieta qualsiasi forma di molestia - verbale, fisica o visiva. Se credete di esser stati molestati da chiunque in Area Industries, o da un partner di Area Industries, è necessario segnalare immediatamente l'accaduto al proprio responsabile o a uno dei membri del CDA. Allo stesso modo, colleghi o responsabili che vengono a conoscenza di tale evento, dovrebbero immediatamente riferirlo al CDA. Il CDA indagherà rapidamente e a fondo in merito ad ogni reclamo e adotterà gli opportuni provvedimenti.
Ci impegniamo a mantenere un ambiente di lavoro privo di violenza. Non tollereremo alcun livello di violenza o la minaccia di violenza sul posto di lavoro.
Area Industries vieta tassativamente ad ogni dipendente, collaboratore e agente di portare qualsivoglia arma sul posto di lavoro e/o presso i propri clienti, collaboratori e partner anche se provvisti di regolari licenze per l’uso e il trasporto delle stesse.
Area Industries si adopera per garantire la salute dei propri dipendenti e collaboratori nonché il rispetto delle disposizioni vigenti in materia di sicurezza all'interno dell'ambiente di lavoro.

Droga e Alcol

La nostra posizione in materia di tossicodipendenza è semplice: è incompatibile con la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti, e noi non possiamo consentirlo. Non vietiamo il consumo di alcolici presso i nostri uffici, ma è necessario usare il buon senso e non assumerne quantità tali da giungere alla condizione di alterazione delle vostre prestazioni, indurvi a un comportamento inappropriato o mettere in pericolo la sicurezza degli altri o violare la legge. Le droghe illegali sono severamente vietate nei nostri uffici, soprattutto in occasione di eventi sponsorizzati. Se un responsabile ha ragionevole motivo di ritenere che l'uso di droghe e/o alcol da parte di un dipendente possa influire negativamente sulle prestazioni di lavoro del dipendente o sulla sicurezza del dipendente o di altri sul posto di lavoro, il responsabile può richiedere un test alcolemico o tossicologico. Un ragionevole sospetto può essere basato su comprovati sintomi oggettivi, come sull'aspetto del dipendente, sul comportamento o sul parlato.

III. Evitare conflitti di interesse

Lavorando in Area Industries avete l'obbligo di fare sempre ciò che è meglio per la società e per i nostri Clienti. Quando vi trovate in una situazione in cui vincoli concorrenti di fedeltà potrebbero indurvi a perseguire un vantaggio personale per voi, i vostri amici o la vostra famiglia a scapito di Area Industries o di nostri clienti, potreste essere di fronte a un conflitto di interessi. Tutti noi dovremmo evitare conflitti di interesse e le circostanze che ragionevolmente sembrano essere un conflitto.
Di fronte a un potenziale conflitto, chiedetevi:

  • “Questo è il modo di creare un reale incentivo o è un modo per ottenere benefici per me, i miei amici o la mia famiglia?
  • Questa attività danneggia la mia reputazione e ferisce la mia capacità di fare il mio lavoro, o potrebbe potenzialmente danneggiare Area Industries?
  • Se fosse pubblicata sulla prima pagina di un giornale, di un blog o in un social network, questa attività sarebbe di imbarazzo per Area Industries o per me?”

In ciascuna delle situazioni presentate di seguito la regola è la stessa: se state pensando di entrare in una situazione che crea un conflitto di interessi, non fatelo. Se vi trovate in una situazione che può creare un conflitto di interessi o può sembrare un conflitto di interessi, riesaminate la situazione con il vostro superiore. Infine, è importante capire che le circostanze cambiano, una situazione che in precedenza non si presenta come un conflitto di interessi potrebbe divenirlo.

Investimenti personali

Evitate di fare investimenti personali in imprese concorrenti di Area Industries quando l'investimento potrebbe causare un danno ad Area Industries.
Nel determinare se un investimento personale crea un conflitto di interessi, prendete in considerazione il rapporto tra l'attività della società esterna, l'attività di Area Industries e la vostra posizione lavorativa in Area Industries. Valutate in particolare questi due elementi:

  • se la società ha un rapporto commerciale con Area Industries che voi potreste influenzare;
  • la misura in cui l'azienda compete con Area Industries.

Si dovrebbero anche prendere in considerazione i seguenti punti:

  • qualsiasi sovrapposizione tra il ruolo specifico che detenete in Area Industries e l'attività della società;
  • l'importanza dell'investimento, tra cui la dimensione dell'investimento in relazione al vostro patrimonio netto;
  • se l'investimento è pubblico o privato;
  • la percentuale di partecipazione nella società;
  • la misura in cui l'investimento vi dà la possibilità di gestire e controllare la società.

Gli investimenti in venture capital o in altri fondi simili che investono in un ampio spaccato di società che possono includere concorrenti di Area Industries o partner commerciali in genere non creano conflitti di interesse. Tuttavia, un conflitto di interesse può esistere e per questo vi invitiamo a controllare l'attività di investimento del fondo.

Relazioni con collaboratori esterni

Evitate di accettare posti di lavoro, posizioni di consulenza o posti nel CDA presso concorrenti di Area Industries o partner commerciali quando il vostro giudizio potrebbe essere, o potrebbe apparire, influenzato a tal punto da danneggiare Area Industries. Inoltre, poiché i soggetti membri del CDA sono dotati di obblighi fiduciari che possono rendere particolarmente difficile una prospettiva di conflitto di interessi, si dovrebbe informare il proprio responsabile prima di accettare un posto nel CDA di una qualsiasi società esterna.
Opportunità di business scoperte attraverso il vostro lavoro appartengono prima di tutto ad Area Industries, salvo quanto diversamente concordato con Area Industries.
Infine, vi invitiamo a non intraprendere un’attività in proprio se la stessa sarà in concorrenza con Area Industries.

Invenzioni

Sviluppare o aiutare a sviluppare invenzioni esterne che:

  • riguardano prodotti e servizi esistenti di Area Industries;
  • riguardano prodotti e servizi ideati o in fase di sviluppo da Area Industries;
  • riguardano la vostra posizione in Area Industries;
  • sono sviluppati utilizzando risorse aziendali di Area Industries;

possono creare conflitti di interesse ed essere soggetti alle disposizioni dell'Accordo di non divulgazione.

Se avete domande su potenziali conflitti o sulla proprietà intellettuale che coinvolgono un'invenzione esterna o un'altra proprietà intellettuale consultate il vostro responsabile.

Amici e parenti

Evitate di partecipare ad una potenziale o esistente relazione d'affari di Area Industries che coinvolga il coniuge, un altro parente stretto o amici intimi. Questo include l'essere il responsabile che segue l'assunzione per una posizione per cui un parente o un amico intimo si è candidato e/o di fungere da consulente per una società associata con il coniuge o altri parenti stretti.
Per essere chiari, solo perché un parente, il coniuge o un amico intimo o un soggetto a loro vicino lavora in Area Industries o diviene un concorrente o un partner di Area Industries, non significa che ci sia un conflitto di interessi. La cosa giusta da fare in una di queste situazioni è discuterne con il proprio responsabile.
Infine, le relazioni sentimentali tra colleghi possono, a seconda delle funzioni e delle rispettive posizioni dei collaboratori coinvolti, creare un conflitto reale o apparente di interesse. Se una relazione sentimentale crea un conflitto reale o apparente, si possono richiedere modifiche al contratto di lavoro o addirittura la cessazione del rapporto di lavoro di uno o di entrambi i soggetti coinvolti.

Regali e altre cortesie commerciali

Accettare regali, favori ed altre cortesie aziendali da un concorrente o da un business partner di Area Industries potrebbe creare facilmente l'apparenza di un conflitto di interessi, soprattutto se il valore del bene è significativo.
Dipendenti e collaboratori di Area Industries non possono ricevere omaggi o trattamenti di favore. E' ammessa l'accettazione di regali simbolici, non in denaro, nei limiti delle normali relazioni di cortesia e purché di modico valore. Inoltre, pranzi di lavoro poco frequenti e modesti, intrattenimenti con i clienti e rari inviti a partecipare a eventi sportivi locali e celebrazioni di poco conto possono essere parte di molti rapporti d'affari di Area Industries, a condizione che non siano eccessivi e non creino l'aspetto di scorrettezza.
Allo stesso modo è opportuno evitare di offrire direttamente o indirettamente denaro, regali o benefici di qualsiasi natura a titolo personale a dirigenti, funzionari o impiegati di clienti, fornitori, enti della Pubblica Amministrazione, Istituzioni Pubbliche o altre Organizzazioni allo scopo di tratte indebiti vantaggi personali o che creino l'apparenza di un vantaggio personale.

Uso di Prodotti e Servizi di Area Industries

Evitare potenziali conflitti di interesse significa anche non usare prodotti, servizi o informazioni di Area Industries in modo tale che possa beneficiarne in modo improprio qualcuno di vostra conoscenza o che si possa creare l'illusione di ottenere un vantaggio sleale rispetto ai clienti di Area Industries.

IV. Tutelare la riservatezza

Le informazioni aziendali che fuoriescono prematuramente o arrivano ai concorrenti possono danneggiare i nostri lanci di prodotto o eliminare il nostro vantaggio competitivo. Oltre al non rivelare il materiale riservato di Area Industries, le nostre responsabilità si estendono anche a:

  • assicurare, catalogare e (quando è il caso) disporre documenti confidenziali di Area Industries;
  • proteggere le informazioni riservate che Area Industries riceve dagli altri in base ad accordi di non divulgazione;
  • adottare le misure necessarie per mantenere i nostri segreti commerciali e mantenere il segreto della proprietà intellettuale confidenziale;

Informazioni Riservate

Le "Informazioni riservate" di Area Industries includono le informazioni finanziarie, di prodotto e le informazioni degli utenti. Assicuratevi che il materiale confidenziale della società rimanga tale; non divulgate informazioni al di fuori di Area Industries senza autorizzazione. A volte, un particolare progetto o negoziazione possono richiedere di rivelare informazioni riservate a terzi: divulgate tali informazioni sulla base della stretta "necessità di conoscenza" e solo previa sottoscrizione di un accordo di non divulgazione. Inoltre, la politica di Area Industries può richiedere una valutazione di sicurezza preliminare della parte esterna che deve ricevere le informazioni riservate. Assicuratevi di comportarvi in modo appropriato e di avere il relativo accordo di non divulgazione sottoscritto prima di rivelare le informazioni.
Ci sono, naturalmente, "zone grigie" in cui avrete bisogno di applicare il buon senso per fare in modo di non divulgare alcuna informazione riservata.
Supponiamo che un amico lavori in una organizzazione no-profit e vi chieda informalmente come migliorare la visibilità dell’associazione nel web al fine di aumentare il numero dei turisti che utilizzano il loro servizio gratuito: dare al vostro amico suggerimenti per l’ottimizzazione delle azioni da integrare, note e disposizioni su articoli pubblici e su siti web, probabilmente non è un problema, ma dare suggerimenti che non siano pubblicamente noti lo sarebbe di sicuro. Se vi trovate in una zona grigia, siate cauti sui consigli o i suggerimenti forniti o, meglio ancora, chiedete indicazioni al vostro responsabile.
Non dimenticate le foto e i video che voi e i vostri ospiti fate in Area Industries, presso clienti e collaboratori della stessa - spetta a voi assicurarvi che quelle foto non rivelino informazioni riservate.
Infine, ponete attenzione sulle informazioni che rilevate nelle relazioni familiari o altre relazioni personali con persone assunte da nostri concorrenti o partner commerciali. Come nella maggior parte dei casi, si applica il senso comune. Non dite a queste persone nulla di confidenziale e non chiedete informazioni riservate sulla loro azienda.

I partners di Area Industries

Così come si è attenti a non divulgare informazioni riservate di Area Industries, è altrettanto importante non divulgare le informazioni riservate dei nostri partner. Non accettate informazioni riservate da altre società senza che tutte le parti abbiano prima firmato un accordo di non divulgazione idoneo e approvato dal nostro legale. Anche dopo la firma dell'accordo, cercate di accettare solo le informazioni necessarie per lo svolgimento del vostro lavoro.

Comunicazioni esterne e della Ricerca

Probabilmente sapete che la nostra politica è quella di essere estremamente attenti a non divulgare informazioni sulla società, e a non rivelare le informazioni riservate senza autorizzazione. Riteniamo che non sia una buona idea pubblicare le vostre opinioni o informazioni su Area Industries in Internet, anche se non riservate, a meno che non siate autorizzati a farlo dal vostro responsabile. I vostri commenti possono essere attribuiti a Area Industries, anche se non era vostra intenzione. Non parlate mai della società e per conto della società con la stampa, a meno che non siate stati esplicitamente autorizzati a farlo dal responsabile competente.
Infine, verificate con il responsabile competente prima di accettare qualsiasi impegno di parlare in pubblico. In generale, prima di fare qualsiasi comunicazione all'esterno, si consiglia di consultare la nostra politica di divulgazione delle informazioni contenuta nel patto di non divulgazione da voi sottoscritto.

V. Proteggere i beni di Area Industries

Area Industries ha una meritata reputazione per la generosità verso i propri dipendenti e per l'apertura verso la condivisione di informazioni riservate all'interno dell'azienda. La nostra capacità di mantenere queste pratiche dipende da come conserviamo e proteggiamo le risorse aziendali e le informazioni aziendali.

Proprietà Intellettuale

I diritti di proprietà intellettuale di Area Industries (i nostri marchi, logo, copyright, segreti commerciali, "know-how" e brevetti) sono tra i nostri beni più preziosi. L'uso non autorizzato degli stessi può portare alla totale perdita di efficacia o ad una grave perdita di valore degli stessi. Qualsiasi utilizzo dei marchi e dei loghi di Area Industries deve essere chiarito in anticipo da parte del team di marketing e comunque autorizzato dal CDA. Qualsiasi sospetto di abuso di marchi, loghi o altre proprietà intellettuali di Area Industries va segnalato al proprio responsabile che provvederà a contattare il legale di riferimento.
Allo stesso modo, anche i diritti di proprietà intellettuale altrui vanno rispettati. L'uso improprio della proprietà intellettuale altrui può comportare multe e sanzioni penali e civili sia per Area Industries che per chi ne ha fatto un uso improprio. Si prega di chiedere consiglio al legale prima di sollecitare, accettare o usare informazioni riservate di altri o lasciare che altri facciano uso o abbiano accesso a informazioni riservate di Area Industries. Sarebbe preferibile che fosse consultato il legale anche se si sta sviluppando un prodotto che utilizza un contenuto non appartenente ad Area Industries.
Area Industries si impegna anche nello sviluppo di software open source, per questo, coerentemente con la nostra politica di rispetto dei vigenti diritti di proprietà intellettuale altrui, ci atteniamo rigorosamente ai requisiti di licenza sulla base dei quali sono distribuiti i software open source. In caso contrario potrebbero sorgere azioni legali contro Area Industries e significativi danni alla reputazione della società e alla sua posizione nella comunità open source. Vi preghiamo perciò di chiedere consiglio al legale e al responsabile tecnico prima di incorporare qualsiasi codice open source in qualsiasi prodotto, servizio o progetto interno di Area Industries.

Strumenti aziendali

Area Industries fornisce gli strumenti e le attrezzature necessarie affinché il lavoro dei propri dipendenti sia efficace, e conta sul fatto che ognuno di essi sia responsabile degli stessi e non sprechi il materiale fornito. I fondi aziendali, le attrezzature e gli altri beni materiali non sono da richiedere per uso esclusivamente personale. Se non siete sicuri della modalità d'uso di un determinato bene chiedete chiarimenti al vostro responsabile.

La Rete

I mezzi di comunicazione di Area Industries (che includono sia la nostra rete che l'hardware che la utilizza, come computer e dispositivi mobili) costituiscono un aspetto rilevante della proprietà della nostra azienda, sia fisico che intellettuale. Assicuratevi di seguire tutte le politiche di sicurezza. Se avete motivo di credere che la nostra sicurezza di rete sia stata violata - per esempio, se perdete un computer portatile o uno smartphone o se pensate che la password di rete sia stata compromessa - si prega di segnalare tempestivamente l'accaduto a chi di competenza.

L'utilizzo di beni e servizi di Area Industries

Ogni dipendente e collaboratore è tenuto al corretto utilizzo dei beni e servizi di Area Industries e deve esser consapevole che un uso improprio degli stessi può causare un danno o una riduzione di efficienza per l'azienda.

Ogni dipendente e collaboratore è tenuto a evitare:

  • l'invio di messaggi di posta elettronica minatori o offensivi, o commenti inopportuni, che possono recare danno all'immagine dell'azienda nonché alla persona offesa;
  • lo spamming o il protrarsi di “catene di Sant'Antonio”;
  • la navigazione su siti con contenuti indecorosi e offensivi, contrari all'etica dell'azienda;
  • di caricare su sistemi aziendali software o applicativi se non espressamente autorizzati dal proprio responsabile;

Tutto ciò che fate tramite l'utilizzo degli impianti elettronici aziendali (ad esempio, computer, dispositivi mobili, di rete, ecc) o tramite strumenti a disposizione presso la nostra sede (ad esempio, lettere, appunti e altri documenti) potrebbero essere comunicati a persone sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Per legge può essere richiesto ad Area Industries (ad esempio, in risposta a un mandato di comparizione o di garanzia) di monitorare l'accesso e divulgare i contenuti di posta elettronica aziendale, voicemail, file e altro materiale presente sui nostri mezzi elettronici o nei nostri locali. Inoltre, l'azienda potrebbe monitorare, accedere e divulgare comunicazioni e altre informazioni degli impiegati presenti sui nostri mezzi elettronici o nei nostri locali, dietro consenso, nel caso si presentino situazioni che lo richiedono, ad esempio per proteggere impiegati e utilizzatori, mantenere la sicurezza delle risorse e delle proprietà o indagare sulla possibile cattiva condotta di un impiegato.

VI. Garantire l'integrità finanziaria e la responsabilità fiscale

L’integrità finanziaria e la responsabilità fiscale sono aspetti fondamentali della professionalità aziendale. Questo è più di una rendicontazione accurata dei nostri dati finanziari, anche se questa è certamente importante. Il denaro che spendiamo per conto di Area Industries non è nostro, è della società. Ogni persona in Area Industries - non solo l’amministrazione - deve assicurarsi che il denaro sia speso in modo appropriato, che le transazioni finanziarie siano complete e accurate e che i controlli interni siano stati eseguiti. Tutto ciò è molto importante ogni volta che ci appoggiamo ad un nuovo fornitore, intestiamo qualche spesa a Area Industries, firmiamo un nuovo contratto di lavoro o stipuliamo affari per conto di Area Industries.
Per assicurarsi che tutto ciò avvenga correttamente, Area Industries dispone di un sistema di controlli interni che rafforza la nostra conformità con i requisiti legali, contabili, fiscali previsti dalla normativa.
Quelli che seguono sono alcuni concetti fondamentali alla base dell'integrità finanziaria e della responsabilità fiscale in Area Industries.

Spese per conto di Area Industries

Uno dei valori cardine di Area Industries è sempre stato quello di spendere denaro con la dovuta accortezza. Quando si invia un rimborso spese o si effettuano spese per conto di Area Industries bisogna assicurarsi che il costo sia ragionevole, direttamente correlato al business aziendale e supportato da idonea documentazione. Registrate sempre l'oggetto della spesa (ad esempio, se invitate qualcuno fuori a cena per conto di Area Industries, registrate sempre in rimborso spese i nomi completi e i titoli delle persone che hanno partecipato, così come il motivo della cena) e conformatevi agli altri requisiti di presentazione. Se siete incerti sull'indicare una voce a rimborso o sulle spese dirette di Area Industries chiedete chiarimenti all'amministrazione. Il responsabile dell'amministrazione è responsabile di tutte le uscite e delle spese sostenute presentate in rimborso spese, ed esaminerà attentamente ogni spesa prima di approvarla.

La firma di un contratto

Ogni volta che si entra in una transazione commerciale per conto di Area Industries, ci dovrebbe essere una documentazione che riporta l'accordo, approvata dal nostro legale di riferimento. La firma di un contratto per conto di Area Industries trascina con se una serie di responsabilità che avranno ricadute su tutto l’operato dell’azienda. E’ severamente vietato sottoscrivere un contratto per conto di Area Industries a meno che tutti i seguenti punti non siano soddisfatti:

  • siete autorizzati a firmare il contratto. Se non ne siete sicuri chiedete al vostro responsabile;
  • il contratto è stato approvato dal legale. Se si utilizza un contratto di Area Industries approvato, non avete bisogno di ulteriori approvazioni legali, a meno che non siano state apportate modifiche o che il modulo sia solitamente utilizzato per altri scopi;
  • avete studiato il contratto, compreso i suoi termini e avete convenuto che la stipula del contratto è nell'interesse di Area Industries;

Tutti i contratti di Area Industries devono avere forma scritta e devono contenere tutti i termini rilevanti per cui le parti sono d'accordo – Area Industries non ammette "accordi collaterali," orali o scritti.

Trasparenza della contabilità

Se il vostro lavoro comprende la registrazione finanziaria delle nostre operazioni o la contabilità nel suo insieme, assicuratevi che tutti i criteri da applicare vi siano completamente chiari.
Le rilevazioni contabili e i documenti da esse derivanti devono basarsi su informazioni precise e verificabili e devono consentire a chi di competenza di effettuare i necessari controlli.
E' importante redigere una contabilità chiara, accurata e completa che rappresenti correttamente i fatti di gestione e fornisca gli strumenti per identificare, prevenire e gestire quanto più possibile i rischi di natura finanziaria e operativa.
Segnalare immediatamente al responsabile amministrativo o all'ufficio contabile eventuali operazioni che si pensa non siano state registrate correttamente.
Va da sé che non bisogna mai, mai interferire in alcun modo con la revisione dei documenti finanziari di Area Industries. Allo stesso modo, non si dovrebbe mai falsificare alcuna registrazione o conto, comprese le previsioni contabili, le note spese e le altre registrazioni di Area Industries.
Familiarizzate con la nostra politica di segnalazioni finanziarie. Se si sospetta o si osserva uno qualsiasi dei comportamenti di cui sopra o eventuali irregolarità in materia di integrità finanziaria o responsabilità fiscale, non importa quanto piccolo, riferitelo immediatamente ai membri del CDA.

Relazioni con i fornitori

Con la crescita di Area Industries, giungeranno accordi con nuovi fornitori e incrementeranno le richieste per i vecchi fornitori. Dobbiamo sempre lottare per strappare il miglior accordo possibile per Area Industries. Ciò richiede quasi sempre la necessità di sollecitare offerte concorrenti per assicurarsi di ricevere l'offerta migliore. Il prezzo è molto importante, ma non è l'unico fattore da prendere in considerazione: qualità, servizio, affidabilità, modalità e condizioni di pagamento possono influire notevolmente sulla decisione finale.
Mantenere un buon rapporto con i nostri fornitori, basato sulla collaborazione e la trasparenza, ci permetterà di continuare ad offrire beni e servizi di buona qualità a prezzi sempre più competitivi.
Non esitate a contattare il responsabile acquisti se avete domande su come procurarvi attrezzature o servizi.

Conservazione dei registri

E' importante conservare i documenti inerenti alle attività dell'azienda per un adeguato periodo di tempo. Talvolta la normativa, le regole contabili e altre fonti esterne prevedono, per alcuni documenti, periodi di conservazione più lunghi di quelli previsti dall'azienda, per tale motivo è bene verificare gli specifici obblighi di conservazione dei documenti trattati. Inoltre, se viene richiesto dal legale di conservare le registrazioni relative ad un contenzioso, un controllo o un’indagine, fatelo finché il Legale non vi informa che non è più necessario. Se avete qualsiasi domanda riguardante la corretta durata di tempo per mantenere un documento, contattare l'amministrazione.

VII. Obbedire alla legge

Area Industries prende molto seriamente le sue responsabilità in merito al rispetto della legge e dei regolamenti e ci si aspetta che ognuno dei dipendenti faccia lo stesso. Mentre è impossibile per chiunque conoscere tutti gli aspetti di ogni legge applicabile, è necessario comprendere le leggi e i regolamenti principali che si applicano al vostro lavoro. Approfittate del legale e del vostro responsabile affinché vi aiutino in questo.

Atti illegali

Area Industries condanna qualsiasi comportamento che possa anche solo indirettamente o apparentemente portare ad azioni delittuose quali l’associazione per delinquere, e tra queste anche quella finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti, la disturbativa d’asta, l’interferenza in gare, il riciclaggio, la ricettazione e comunque l’impiego di beni, denaro o altre utilità di provenienza illecita e l’intralcio alla giustizia.
Area Industries condanna inoltre ogni tipo di commercio illegale di beni, animali o persone.
Qualora si scoprisse che un cliente o un fornitore fosse dedito al commercio di beni o servizi illegali, o ritenuti immorali o contro la propria politica etica, Area Industries di riserva la facoltà di risolvere ogni rapporto, oltre che di farne dovuta comunicazione alle autorità competenti.

Anticorruzione e antiriciclaggio

Come tutte le aziende, Area Industries è soggetta alle leggi anticorruzione. La regola per noi di Area Industries è semplice - non corrompere nessuno, in nessun momento, per alcun motivo.
Si rende necessario perciò far molta attenzione quando si offrono regali o altre cortesie commerciali per conto di Area Industries. Vogliamo evitare la possibilità che il regalo o altre cortesie possano essere percepiti come una tangente.
Offrire regali, benefici o altri omaggi che potrebbero essere percepiti come tangenti diventa particolarmente problematico quando si ha a che fare con funzionari pubblici o cariche dello Stato.
Mai fare regali per ringraziare cariche dello Stato o funzionari pubblici per il semplice fatto che gli stessi hanno assolto ai propri doveri e compiuto il loro lavoro. Al contrario, è consentito sostenere spese poco frequenti e moderate per i regali e l'intrattenimento di cariche dello Stato o funzionari pubblici legati ad affari di Area Industries e direttamente legati alla promozione dei nostri prodotti o servizi (ad esempio, fornendo un pasto modesto durante una dimostrazione giornaliera dei prodotti Area Industries). Il pagamento di tali spese può essere consentito (ammesso che sia previsto dalla legge), ma solo previa approvazione del CDA.
Se doveste ricevere disposizioni e/o richieste che vi sembrano comparabili ad atti di corruzione provvedete ad informare il CDA.

Area Industries e i suoi dipendenti e collaboratori non devono essere implicati o coinvolti per alcun motivo e in alcun modo in operazioni che possono comportare il riciclaggio di proventi da attività criminali o illecite.
Qualsiasi membro del personale che violi le leggi in materia sarà denunciato alle forze dell'ordine e sarà soggetto a sanzione disciplinare, fino al possibile licenziamento.

Concorrenza

La maggior parte dei paesi ha leggi - note come "antitrust", "sulla concorrenza" o "sulla concorrenza sleale” - a promozione della concorrenza libera e leale. In generale, queste leggi vietano:

  • accordi con i concorrenti che limitano il commercio;
  • l'abuso di diritti di proprietà intellettuale;
  • l'uso di “potere di mercato” nei confronti di concorrenti ingiustamente svantaggiati;

Area Industries si impegna a competere lealmente, nel rispetto della normativa antitrust vigente e delle regole di lealtà della concorrenza. Rispettiamo i nostri concorrenti e vogliamo competere con loro in modo equo. Qualsiasi collaboratore o membro del personale che violi le leggi in materia di tutela della concorrenza e del mercato sarà denunciato alle forze dell'ordine e sarà soggetto a sanzione disciplinare, fino al possibile licenziamento. Se sospettate che qualcuno presso l'azienda stia violando le leggi sulla concorrenza, notificatelo ai membri del CDA.

VIII. Conclusione

Area Industries opera ogni giorno affinché i propri traguardi raggiungano gli obiettivi che si è preposta fin dal primo giorno: essere e fare azienda nell'unico modo possibile, quello etico, quello giusto.
Ci aspettiamo che lo spirito e le parole del presente Codice diventino una guida per tutti i nostri dipendenti e collaboratori e che gli stessi lo seguano e lo rispettino in ogni suo punto.
Sappiamo che individuare la cosa giusta da fare è spesso difficile, perciò se avete dubbi o domande non abbiate paura di chiedere chiarimenti al vostro responsabile o a chi di competenza.
E ricordate di non lasciar mai correre, il confronto è importante e costruttivo e se notate un'ingiustizia o una scorrettezza non fate finta di nulla, parlate!